TERMES DE REFERENCE POUR L’ACQUISITION ET L’INSTALLATION DU LOGICIEL DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE « Tom Pro » EN MONO-PROJET, MONO-SITE ET MULTI-BAILLEURS AU PROFIL DU CENTRE EMERGENT ENVIRONNEMENT MINIER (CEA-EM-EMIG)

Dans le cadre de l’exécution du Projet CEA_Impact du Centre Emergent Environnement Minier de l’EMIG (CEA_EM-EMIG), il est prévu l’acquisition d’un logiciel de gestion comptable et financière (TOM PRO) multi-Bailleurs, mono projet et mono site par le projet. Ce logiciel devra permettre un traitement comptable multi-Bailleurs, mono-projet et mono-site de l’ensemble des opérations des projets quelle que soit l’origine de financement (IDA, Etat du Niger et autres). Il doit permettre de gérer plusieurs bailleurs à la fois, consolidable ou non, et permettre une utilisation simultanée de plusieurs personnes en réseau d’au moins 3 postes (Responsable du Projet, Auditeur Interne, Comptable Principal). Le logiciel doit permettre de manière générale de tenir les écritures et comptes nécessaires pour enregistrer conformément à des pratiques comptables appropriées les opérations, les ressources et dépenses relatives aux projets et agences d’exécution. Il devra comprendre au moins les modules suivants : Paramètre système, la comptabilité générale, comptabilité analytique, gestion budgétaire, gestion des marchés et des contrats, gestion des immobilisations, suivi des conventions, éditions des états financiers y compris RFINA, états des décaissements et utilitaires et tout autre module qui peut être utile dans le cadre de la gestion.

  1. Contexte et justification

Dans le cadre de la mise en place des Centres d’Excellence en Afrique, deuxième phase dénommée CEA-Impact, l’Ecole des Mines, de l’Industrie et de la Géologie (EMIG) a bénéficié d’un appui de la Banque Mondiale pour financer le Centre Emergent en Environnement Minier (CEA_EM-EMIG).

Le CEA_EM_EMIG a pour objectif général « de développer un pôle d’excellence de formation des compétences en exploitation et réhabilitation des sites miniers ».

Les objectifs spécifiques sont :

  • Une amélioration de la qualité des programmes de la formation initiale ;
  • La mise en place des modules de formation courte durée ;
  • Une augmentation du nombre d’élèves inscrits et diplômés des programmes de Licence et de Master ;
  • La mise à disposition des cadres spécialistes issus de la formation courte durée ;
  • Un développement accru du partenariat école entreprises ;
  • La mise en place d’un laboratoire équipé dédié à l’Environnement ;
  • La mise à disposition des équipements d’ateliers et de laboratoires ;
  • Une amélioration des prestations de services.

Dans le cadre de l’exécution du Projet CEA_Impact du Centre Emergent Environnement Minier de l’EMIG (CEA_EM-EMIG), il est prévu l’acquisition d’un logiciel de gestion comptable et financière (TOM PRO) multi-Bailleurs, mono projet et mono site par le projet. Ce logiciel devra permettre un traitement comptable multi-Bailleurs, mono-projet et mono-site de l’ensemble des opérations des projets quelle que soit l’origine de financement (IDA, Etat du Niger et autres). Il doit permettre de gérer plusieurs bailleurs à la fois, consolidable ou non, et permettre une utilisation simultanée de plusieurs personnes en réseau d’au moins 3 postes (Responsable du Projet, Auditeur Interne, Comptable Principal). Le logiciel doit permettre de manière générale de tenir les écritures et comptes nécessaires pour enregistrer conformément à des pratiques comptables appropriées les opérations, les ressources et dépenses relatives aux projets et agences d’exécution. Il devra comprendre au moins les modules suivants : Paramètre système, la comptabilité générale, comptabilité analytique, gestion budgétaire, gestion des marchés et des contrats, gestion des immobilisations, suivi des conventions, éditions des états financiers y compris RFINA, états des décaissements et utilitaires et tout autre module qui peut être utile dans le cadre de la gestion.

Ce logiciel doit répondre aux exigences des méthodes de décaissement sur la base de Rapport Financier Intérimaire Non Audité (RFINA).

Le logiciel doit ressortir des états financiers consolidés de la gestion du fonds IDA faite par La Direction du CEA_EM-EMIG et celle des autres fonds éventuellement.

La firme retenue, exécutera un programme de formation et d’assistance au personnel utilisateur du logiciel pour la première année du projet (jusqu’à la production des états financiers) et assurera la maintenance sur les deux dernières années.

  •  Mandat

La firme retenue aura pour mandat la fourniture du logiciel certifié de gestion comptable et financière (Tom pro) multi-Bailleurs, mono-projet et mono-site au CEA_EM-EMIG, des cartes réseaux pour l’installation d’un réseau de 3 ordinateurs connectés au niveau de la Direction du CEA_EM-EMIG. Tout ce dispositif doit être accompagné de clés de sécurité d’utilisation.

  • Objectifs généraux

La présente mission vise à doter le Centre Emergent Environnement Minier (CEA_EM-EMIG) de l’EMIG d’un système intégré de gestion financière informatisé et fonctionnel.

  • Objectifs spécifiques

De façon spécifique, la présente mission vise :

  • L’installation sur tous les sites retenus de la version la plus récente du logiciel avec une possibilité de mise à disposition des versions actualisées testées et fiables ;
  • L’assistance technique pour le paramétrage du logiciel en fonction des besoins du projet présentés dans les différents documents de base (accord de financement, manuel des procédures, document d’évaluation du projet, etc.). Pour ce faire, le consultant assistera l’équipe financière dans le paramétrage du logiciel. Le paramétrage serait effectué conformément aux dispositions du manuel des procédures administratives, financières et comptables du CEA-EM-EMIG de l’EMIG ;
  • La formation des utilisateurs sur l’utilisation du logiciel. La formation sera assurée pour tous les utilisateurs clés du Projet ;
  • L’assistance technique nécessaire à la bonne utilisation du logiciel pendant une période de un (1) an à compter de la réception définitive du logiciel.

La version du logiciel à livrer doit répondre aux exigences ci-après :

  • Paramètre du système : (i) Un paramétrage budgétaire sur au moins quatre (4) niveaux couvrant toutes les lignes budgétaires du CEA_EM-EMIG et des lignes budgétaires du budget annuel ; (ii) les paramètres comptables doivent conformément au SYSCOA, permettre de distinguer les classes sur un (1) caractère, les sous classes sur deux (2) caractères ; les comptes divisionnaires sur trois (3) caractères ; les sous comptes divisionnaires en quatre (4) caractères ; les comptes en six (6) caractères. (iii) les paramètres analytiques doivent permettre la codification de plusieurs types de projets, composantes et sous composantes. Ce paramétrage analytique doit tenir compte des composantes et sous composantes éventuelles tant du CEA_EM-EMIG que d’autres projets à venir. (iv) les paramétrages géographiques doivent permettre un suivi géographique au niveau national, régional et communal ; (v)l’approche mono-site et multi utilisateurs doit être maintenue et calibrée en fonction des possibilités d’extension. Le paramétrage doit répondre aux objectifs du manuel des procédures en matière d’organisation du système informatisé de gestion financière et de coordination des procédures comptables ;
  • Suivi analytique et budgétaire : le logiciel doit permettre un suivisuivant lapériode voulue de l’exécution du budget du CEA-EM-EMIG. Les critères de suivi peuvent être : les paramètres budgétaires, les paramètres analytiques, les paramètres géographiques, les paramètres financiers (catégories financières), etc.
  • Gestion des immobilisations : le logiciel doit permettre une gestion optimum des immobilisations conformément aux dispositions du manuel des procédures administratives, financières et comptables du CEA-EM-EMIG. A cet effet, il devra permettre (i) les saisies des acquisitions, et sorties, (ii)
  • Production des états financiers : le logiciel doit permettre une production automatique et sans retraitement des états financières à savoir : (i) le tableau des emplois et ressources ; (ii) le bilan suivant les normes du SYCOA OHADA ; (iii) les différents tableaux prévus pour le Rapport Intérimaire Non Audité (RFINA) dont le format et le contenu seront fournis par l’équipe de la gestion financière au moment du paramétrage du logiciel.
  • Gestion des marchés et des engagements : ce module doit être entièrement fonctionnel et permettre, entre autres, le suivi de l’exécution des différents marchés et engagements.
  • Gestion des décaissements : le logiciel doit permettre l’édition effective des Demandes de Retrait de Fonds (DRF), sous une forme jugée acceptable par la Banque Mondiale. Cette édition doit non seulement être possible sur le compte désigné au niveau central mais aussi sur les sous comptes désignés au niveau régional, le cas échéant.
  • Etc…

5-    Méthodologie

Le consultant travaillera en liaison avec l’équipe financière du CEA_EM-EMIG et les experts financiers et comptables de toute structure de mise en œuvre dudit Centre.

La mission sera conduite en une seule phase de déploiement qui comprend les étapes suivantes : (i) le revue documentaire pour cerner tous les contours de la mission ; (ii) l’installation du logiciel sur les sites et postes concernés par la phase ; (iii) le paramétrage complet du logiciel ; (iv) la formation et la prise en main du logiciel par le personnel concerné ; (v) les tests de fonctionnalité sanctionnés par l’édition des différents états clés sur la base des données comptables à la date de la fin de la formation ; (vi) la validation de la fonctionnalité du logiciel par le CEA_EM-EMIG et à tous les niveau ; (vii) l’assistance technique à l’utilisation du logiciel.

 

6-    Résultats attendus

De façon générale, les résultats attendus de la fourniture du logiciel de gestion comptable et financière (Tom pro) multi-Bailleurs, mono-projet et mono-site au CEA_EM-EMIG sont :

  • Le logiciel de gestion comptable et financière est fourni, installé et testé. Le consultant livrera sur CD ou sur Clé USB une version actualisée du logiciel avec son kit d’installation, conformément aux prescrits des Termes de Référence et un guide d’utilisation actualisé du logiciel ;
  • La formation et la prise en main du logiciel par le personnel utilisateur du logiciel sont effectuées ;
  • L’assistance au projet jusqu’au premier rapport financier intérimaire non audité est assurée ;
  • La maintenance est assurée. Il mettra en place un système d’assistance locale pour une durée d’un (1) an à compter de la validation de la fonctionnalité du logiciel et assurera la maintenance sur les deux dernières années. Le coût de la première année d’assistance devra être compris dans le coût du logiciel à livrer.
  • Qualifications

Le cabinet retenu doit avoir une très bonne expérience dans la conception et la mise en place de systèmes de gestion financière informatisé et intégré des projets financés par la Banque Mondiale, une expérience prouvée en comptabilité, une bonne connaissance des méthodes de gestion et des procédures requises par l’IDA dans la gestion financière des projets.

Une expérience dans la conception et l’installation du logiciel de gestion Tom pro sera un atout.

  • Durée de la prestation

La mission durera deux (2) semaines et le cabinet travaillera en étroite collaboration avec l’équipe fiduciaire du CEA_EM-EMIG sur la base de l’objectif et des tâches de la mission ci-dessus indiqués.

  • Rapport

A la fin de la mission, le cabinet doit fournir :

  • Un rapport de formation et de prise en main du logiciel par le personnel ;
  • Un manuel d’utilisation ;
  • Des clés aux utilisateurs pour l’accès au logiciel, conçues à cet effet.

Dans le cadre de l’exécution du Projet CEA_Impact du Centre Emergent Environnement Minier de l’EMIG (CEA_EM-EMIG), il est prévu l’acquisition d’un logiciel de gestion comptable et financière (TOM PRO) multi-Bailleurs, mono projet et mono site par le projet. Ce logiciel devra permettre un traitement comptable multi-Bailleurs, mono-projet et mono-site de l’ensemble des opérations des projets quelle que soit l’origine de financement (IDA, Etat du Niger et autres). Il doit permettre de gérer plusieurs bailleurs à la fois, consolidable ou non, et permettre une utilisation simultanée de plusieurs personnes en réseau d’au moins 3 postes (Responsable du Projet, Auditeur Interne, Comptable Principal). Le logiciel doit permettre de manière générale de tenir les écritures et comptes nécessaires pour enregistrer conformément à des pratiques comptables appropriées les opérations, les ressources et dépenses relatives aux projets et agences d’exécution. Il devra comprendre au moins les modules suivants : Paramètre système, la comptabilité générale, comptabilité analytique, gestion budgétaire, gestion des marchés et des contrats, gestion des immobilisations, suivi des conventions, éditions des états financiers y compris RFINA, états des décaissements et utilitaires et tout autre module qui peut être utile dans le cadre de la gestion.

Ce logiciel doit répondre aux exigences des méthodes de décaissement sur la base de Rapport Financier Intérimaire Non Audité (RFINA).

Le logiciel doit ressortir des états financiers consolidés de la gestion du fonds IDA faite par La Direction du CEA_EM-EMIG et celle des autres fonds éventuellement.

La firme retenue, exécutera un programme de formation et d’assistance au personnel utilisateur du logiciel pour la première année du projet (jusqu’à la production des états financiers) et assurera la maintenance sur les deux dernières années.

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